Outils et ressources

Avant de construire un projet, il faut se renseigner sur le contexte, l’historique et les acteurs en présence, qu’il s’agisse de personnes ou d’organismes. Il faut s’assurer que le projet n’a pas déjà été réalisé par d’autres. Identifier le contexte permet de prévenir au mieux les obstacles et les difficultés. Cela consiste en des recherches pour identifier d’un côté les acteurs déjà actifs sur le sujet et leur action, de l’autre les personnes que tu cibles et leurs habitudes.

Dans le jargon scientifique de la gestion de projet, on parle de « cycle du projet ». Sous ce terme un peu barbare se cache simplement les différentes étapes de construction et de vie d’un projet. La première étape est l’identification. Là encore, pas de quoi paniquer, c’est de la logique pure : avant de construire un projet, il faut se renseigner sur le contexte, l’historique et les « acteurs » en jeux qu’il s’agisse de personnes ou d’organismes.

Imagine que tu veuilles proposer un repas pour aménager un espace d’échange sur un thème d’actualité ou de société. Tu organises tout, fixe une date, un lieu, envoie les invitations, prépares le repas et le jour J, c’est la catastrophe ! Personne ne vient, car le jour d’avant un événement similaire avait été organisé par une association avec les mêmes buts que toi. Manque de chance, tu ne connaissais pas son existence. Pire encore, personne ne vient à ton pique-nique. Et tu ne le savais pas mais les personnes à qui tu as transmis l’invitation ont déjà l’habitude de se retrouver au restaurant un midi par mois.

Toutes ces données, tu dois les avoir avant de commencer à organiser ton projet ! Cela te permettra de prendre en compte tous les critères et de pouvoir prévenir au mieux les obstacles et les difficultés.

Voilà une liste de questions pour t’aider :

• Est-ce que la thématique que je touche a déjà été traitée et comment ?
• Est-ce que l’on parle dans « l’actualité » de ma thématique et comment ?
• Quelles sont les personnes que je cible ? Quelles sont leurs habitudes ?
• Quels sont les autres acteurs, personnes ou organismes, impliqués dans la thématique que je touche ? Quelles sont leurs actions ? Le lien entre eux ? Agissent-ils positivement ou négativement sur la thématique que je cible ?

Tu l’auras deviné, identifier le contexte, c’est avant tout chercher à se renseigner ! Il existe différents outils qui peuvent t’aider à mettre en ordre des idées. Tu peux noter sur une feuille les différents acteurs que tu auras identifiés et dessiner les liens entre eux à l’aide de flèches. Tu peux également les classer dans un tableau selon l’influence positive et négative et l’impact fort ou faible qu’ils ont sur ta thématique.

De la petite idée que tu avais en tête, tu as maintenant un contexte. Félicitations ! Tu as passé la première étape du cycle du projet, mais ce n’est pas terminé. Il faut que tu sois sûr·e que ton projet touche au plus juste pour qu’il ait le plus d’impact possible ! Pour agir, il n’y a pas besoin de faire un projet à grande échelle, des petites actions bien réfléchies et bien ciblées peuvent faire toute la différence. Mais pour cela, tu dois bien connaitre ta problématique !

La problématique

La première question que tu dois te poser est : à quel(s) problème(s) souhaite répondre ton projet ?

Reprenons notre exemple du repas. Dans ton immeuble, tu observes des tensions permanentes. Les voisin·ne·s râlent les un·e·s sur les autres et les incivilités augmentent. Les espaces communs sont sales, les personnes laissent traîner des déchets et des vieux meubles, etc.

Ça c’est ton constat de départ. Il te faut maintenant trouver le problème qui se cache derrière pour y apporter une solution.

Pour cela, je te propose 2 techniques :

L’arbre à problèmes

• La première technique est celle de l’arbre à problèmes et à solutions. Prend une grande feuille blanche et écrit au centre le constat de départ, par exemple incivilité au sein de l’immeuble. Tu as le tronc de ton arbre. Dessus, tu vas chercher les conséquences, par exemple la mauvaise ambiance entre voisin-e-s, le mal-être de personnes au sein de l’immeuble, des déménagements récurrents, des accidents, etc. Plus tu montes dans l’arbre, plus les conséquences seront précises. En bas, tu vas chercher les racines du problème, les causes, par exemple la méconnaissance des voisins, le manque de règlement, etc.

Une fois que tu as fait ce premier exercice, tu peux reprendre chacun des éléments que tu as marqués et noter une solution. A la fin de l’exercice, tu peux croiser à la fois tes envies, ton arbre à solution et ton analyse du contexte pour trouver le meilleur projet !

Les 3 "pourquoi ?"

• La seconde technique est celle de la règle des « 3 pourquoi ». Le principe est le même que l’arbre à problème, il s’agit de creuser pour trouver la source du problème. Il faut ainsi partir de ton constat initial et poser 3 fois la question pourquoi.
  1. Les incivilités sont courantes dans mon immeuble. Pourquoi ?
  2. Les personnes ne se rendent pas compte qu’ils et elles partagent des espaces communs avec d’autres personnes. Pourquoi ?
  3. Les voisins et voisines ne se connaissent pas et n’échangent pas ensemble. Pourquoi ?

Tu l’auras deviné, après avoir poser la troisième question, tu auras non seulement la formulation de ton problème : les voisins et voisines ne se connaissent pas et n’échangent pas ensemble et tu pourras essayer de trouver une solution : la création d’un espace de partage en organisant un repas commun au sein de ton immeuble.

La vidéo explicative E-Codap expliquant la définition de problèmes et de solutions pour un projet (ici un projet en faveur des droits humains) :

CODAP GESTION DE PROJET MODULE 2

Tu avances bien ! Tu as une idée de projet, tu as identifié ton problème et ton contexte. Mais finalement quelles activités vas-tu mener exactement et quels sont tes objectifs ? Pour cette troisième étape, tu vas devoir préciser ton projet !

Fixer des objectifs

Pour cela tu peux t’aider de ta réflexion sur le contexte et sur la problématique pour dessiner exactement les contours de ton projet et spécifier les objectifs et les activités que tu veux mener. Imagine que dans ton contexte, tu aies noté que tes voisins et voisines provenaient d’origine très différentes et que du racisme était présent dans leur discours. Si la finalité de ton projet est d’améliorer la vie dans l’immeuble et que ton objectif principal est que les voisins et voisines se connaissent mieux entre eux et elles, un sous-objectif peut être de réduire les préjugés liés aux origines. A toi ensuite de choisir quelle activité tu veux mettre en place durant ton repas pour atteindre ton objectif. Tu peux proposer que chacun et chacune amène un plat typique ou proposer un jeu pour briser la glace et les préjugés.

Pour faire cet exercice, tu as deux solutions :

• Dans un premier temps, tu peux établir la vision de ton projet. Les personnes les plus artistiques peuvent dessiner, mais il est aussi possible de simplement faire un schéma. Aide-toi de toutes les connaissances que tu as accumulées et dessine ton repas idéal. Où est-il ? Quels types d’échanges on les intervenant·e·s ? Que se passe-t-il ? Cela te permettra non seulement d’avoir des idées mais aussi de les mettre sur papier.
• Par la suite, tu peux préciser en posant tes objectifs sur le papier. Tu peux commencer par noter sur une feuille la finalité, puis ton objectif principal. Par la suite, tu peux te poser la question suivante : quels objectifs dois-je atteindre dans mon contexte pour atteindre mon objectif principal ? Tu l’auras sans doute compris, il s’agit de poser des objectifs spécifiques à ton contexte. Par exemple, réduire les préjugés racistes, mais cela peut être aussi favoriser l’échange intergénérationnel ou réduire des difficultés des mobilités de certains voisins et voisines. C’est toi l’expert·e !

Une fois tes objectifs spécifiques posés, il te suffit de réfléchir aux activités que tu veux mettre en place pour les atteindre. Ni vu, ni connu, tu viens de construire un cadre logique. 😉

Tu y es presque ! Tu as ton projet, tu sais exactement ce que tu veux faire, où et quand et tu as une idée bien précise de comment tu vas le mettre en place. Il te manque pourtant un élément essentiel : comment vas-tu financer ton projet et à quelle hauteur ?

Comment construire un budget ?

Même le plus petit des projets a besoin d’un budget. Il te faudra bien un lieu, des couverts et à manger pour faire ton repas. Il faut donc que tu construises un budget pour avoir une idée des dépenses et des entrées nécessaires à la tenue de ton projet.

Pour construire un budget, rien de plus simple. Commence par faire une liste de l’ensemble des dépenses que tu vas avoir.

Il peut s’agir :

• du matériel que tu vas devoir acheter (ex. la nourriture pour le repas),
• des locations (ex. le lieu ou des assiettes et des couverts),
• des services que tu vas solliciter (ex. un traiteur ou un graphiste pour le flyer de l’événement),
• des dépenses de communication (ex. sponsorisation sur les réseaux sociaux, logiciels, affiches),
• de la logistique et des déplacements (ex. billets de train, hébergement, repas),
• de frais administratifs (ex. abonnements, copies, impressions, frais d’inscription, banque, assurances),
• etc.

Il faut ensuite que tu te renseignes pour envisager le prix que cela va te coûter et pour cela tu dois t’aider de ta vision du projet. Est-ce que tu avais envisager un repas canadien ou tu préfèrerais faire appel à un traiteur ? Une simple lettre que tu fais toi-même suffira-t-elle ou veux-tu faire appel à un graphiste ? Ces services n’ont pas le même prix.

Il faut enfin lister les entrées, c’est-à-dire les produits et recettes du projet s’il y en a et compléter ces entrées avec les soutiens financiers obtenus ou envisagés.

Il peut s’agir :

• De ventes (billets d’entrée, boissons, prix libre, merchandising)
• De cotisations des membres
• De subventions déjà obtenues ou celles qui vont être demandées à des bailleurs de fonds (fondations, appels à projets, crowdfunding, bailleurs publics, ou privés comme les entreprises, etc.)

La base d’un budget est qu’il doit être à l’équilibre. Cela veut dire que le montant total des dépenses est équivalent au montant total des entrées.

Imagine que tu as 10 voisins et voisines. Tu sais qu’ils et elles sont très occupé·e·s et qu’ils et elles n’auront pas le temps de cuisiner. Tu veux donc faire appel à un traiteur. Pour cela, tu proposes que chacun et chacune participent à hauteur de 20 CHF par personne. Cela te donne ainsi un budget de 200 CHF pour ton événement. Par chance, tes parents acceptent que tu imprimes l’invitation chez toi. Tu utilises tes talents et dessines toi-même l’invitation. Pour ce qui est du lieu, tu proposes le parc à côté de l’immeuble. Tu t’es renseigné et son utilisation est gratuite. Tu sais par contre qu’il te faudra acheter couverts, serviettes, sac poubelle et tu prévois également des feuilles et des crayons pour une petite activités. Tu vas jeter un coup d’œil dans une grande surface et tu budgètes cela à 20 CHF. Il te reste ainsi 180 CHF pour le traiteur.

Faire un budget peut paraître difficile, mais c’est quelque chose que tu fais au quotidien. Lorsque tu vas t’acheter à manger pour ton repas de midi et qu’il te reste 20 CHF par exemple. Tu décides si tu préfères t’acheter un sandwich à 15 CHF, une boisson à 1 CHF et une glace ou un sandwich à 10 CHF, une salade à 9 CHF et une boisson à 1 CHF. Finalement, ce n’est pas sorcier !

Tu trouves un modèle de budget ci-dessous.

Par quoi commencer ?

Tu as toutes les clefs en mains pour mener à bien ton projet. Il ne te reste plus qu’une seule chose à faire commencer. Oui, mais quand, par quoi et dans quel ordre ? Pour répondre à ces questions, il te faut planifier ton projet ! Chacun et chacune travaille différemment mais lorsque tu gères un projet, tu seras vite confronté une réalité : tu ne peux pas tout faire au dernier moment sans ordre.

Imagine par exemple que tu aies prévu d’utiliser la salle commune de ton immeuble pour ton repas. Tu fixes une date, envoies ton invitation et quelques jours plus tard alors que l’événement approche tu te décides à réserver la salle. Manque de chance, elle est prise ! Imagine encore que tu doives faire des courses. Tu prévois d’aller dans une boulangerie spéciale pour le dessert. Le matin même tu es sur place, mais il n’y a plus assez de pain. Tu aurais dû appeler pour réserver pour une si grande quantité.

Pour prévenir ce type de problème, une solution existe et cela s’appelle le rétroplanning. Il s’agit en fait d’un planning à l’envers : tu pars de la date de fin de ton projet et des dernières tâches à réaliser. En mesurant le temps qu’il te faut pour réaliser chaque tâche, tu peux progressivement construire ton planning à l’envers, des dernières aux premières tâches.

Tu dois par exemple envoyer les invitations après avoir réservé la salle. Puis, tu dois mesurer le temps qu’il faut pour que la tâche soit effectuée. Si tu dois réserver du pain, renseigne-toi auprès du boulanger ou de la boulangère qui te dira si tu peux le faire le jour avant ou deux semaines avant.

À la fin de ton rétroplanning, tu identifieras les premières tâches que tu dois effectuer pour ton projet et la date à laquelle elles doivent être réalisées. Tu sauras donc quand et comment tu dois commencer.

Tu trouves un modèle de retroplanning ci-dessous.

Et maintenant, c’est à toi de jouer !

Une vidéo E-Codap sur la planification de projet (pour un projet en faveur des droits humains) :

CODAP GESTION DE PROJET MODULE 3

Voici un canevas pour monter ton dossier de projet. Cela permettra de le rendre d’avantage concret. Pour plus d’informations, n’hésite pas à contacter jaiunprojet.ch.

Quelle que soit ton initiative, ce guide a été conçu pour qu’il devienne ton compagnon de route. Il apporte des outils et des conseils précieux qui vous aideront dans chaque étape de la réalisation de ton projet.

– Guide réalisé par jaiunprojet.ch. - N’hésite pas à les contacter pour toute question !

L’équipe de Jinx !, cofinancée par le Rectorat de l’UNIGE et les Académies suisses des sciences, a conçu et réalisé 19 vidéos de 5 à 10 minutes, qui abordent l’ensemble du processus de gestion de projet.

Du contenu théorique, des outils, mais aussi de nombreux exemples, des témoignages et des conseils pour votre projet.

Ces capsules servent plusieurs objectifs :

l Tout d’abord, grâce à la transmission d’outils-clés de gestion de projet, elles répondent aux questions des jeunes qui aimeraient se lancer en indiquant très clairement où commencer, comment faire évoluer et transformer les idées et énergies émergentes, quels outils et processus peuvent accompagner et structurer le projet sur toute sa durée, avec qui travailler et comment.

l Elles visent à apporter du contenu théorique, mais également à encourager la mise en pratique, en étant très claires et en offrant un déroulé pas-à-pas sur la manière d’utiliser les outils ou concepts présentés.

l Elles montrent de nombreux exemples concrets, afin de réduire le fossé qui existe souvent entre des tutos sur internet et la réalité. Les exemples choisis permettent par ailleurs, grâce à un ancrage territorial fort et un franchise assumée, de « déconstruire » un peu l’idéal de perfection, en dévoilant de façon simple mais honnête, avec humour, la réalité parfois chaotique et sinueuse de la gestion de projet.

l Finalement, ces exemples apportent un éclairage sur l’amplitude des domaines du développement durable et la diversité des projets et de leur étendue, tout en présentant un réseau existant d’acteurs et d’actrices qui portent des projets forts pour la durabilité et qui peuvent être ressource ou source d’inspiration pour des actions en devenir.

LISTE DES CAPSULES VIDEO :

• Comment concevoir un projet en développement durable ?
• C’est quoi un projet en développement durable ?
• Comment inciter au changement de comportement ?
• Par où commencer  ? 10 conseils pour lancer votre projet
• Comment faire une analyse sectorielle ?
• Comment définir les objectifs, l’impact et les indicateurs de votre projet ?
• Comment former une équipe et travailler ensemble ?
• Comment identifier les forces et faiblesses de votre projet ?
• Comment planifier votre projet ?
• Comment réaliser un budget ?
• Comment financer votre projet ?
• Comment réaliser un crowdfunding ?
• Comment développer une (très bonne) proposition de projet ?
• Quelles sont les ressources au sein de l’UNIGE pour votre projet en développement durable ?
• Comment construire des partenariats ?
• Comment communiquer sur votre projet ?
• Comment pitcher votre projet ?
• Comment mettre en œuvre votre projet et gérer les imprévus ?
• Comment évaluer et faire évoluer votre projet ?