In einem ersten Schritt bedeutet die praktische Organisation der Veranstaltung, die verschiedenen Sektoren und ihre Verantwortlichen zu definieren : Aufbau, allgemeine Koordination, Empfang der Künstler/Referenten, Getränkestand, Technik, Prävention und Risikominderung, Mediation und Sicherheit, Ordnung und Reinigung, ...
In einem zweiten Schritt geht es darum, für jeden Bereich ausreichend Freiwillige zu rekrutieren, ihre Kompensationen festzulegen und dann die Planungen zu erstellen. Es ist wichtig, die Planungen und alle relevanten Informationen mehrere Tage vor der Veranstaltung bekannt zu geben.
